Upravljanje časa v sodobni družbi. Zakaj ljudje nimajo dovolj časa in kako se naučiti slediti vsem. Osnovna pravila za učinkovito upravljanje začasnega vira. Upravljanje časa je sposobnost nadzorovanja časa, porabljenega za določene dejavnosti, ga pametno upravljati, analizirati učinkovitost svojega dela in poiskati dodatne vire ter s tem povečati produktivnost. Takšne veščine dajejo človeku priložnost ne le, da sledi načrtovanim aktivnostim, ampak tudi učinkovito in zabavno. Znanost, ki preučuje proces načrtovanja in upravljanja lastnega ali tujega časovnega vira, se imenuje upravljanje časa.
Potreba po upravljanju časa
Vprašanje upravljanja časa na državni ravni se je pojavilo in se je v Rusiji začelo resno preučevati že v dvajsetih letih prejšnjega stoletja. Predlagane so bile različne teorije in metode za povečanje učinkovitosti dejavnosti, tudi z organizacijo osebne učinkovitosti vsakega posameznika.
V 70. letih dvajsetega stoletja se je pojavila ideja, da mora sistem osebnega upravljanja časa temeljiti na učinkovitem razmišljanju posameznika, ki ga je treba razviti. Šele leta 2007 se je na eni od moskovskih univerz pojavil oddelek za upravljanje časa. Po eni strani čas ni neomejen vir, zato ne preseneča, da nam ga pogosto primanjkuje. Po drugi strani pa je za vse na dan čas enak. Zakaj torej nekaterim z enako ceno uspe narediti veliko več kot drugim in posledično doseči višji rezultat? Ne gre za število ur, ampak za učinkovitost njihove uporabe.
Mnogi ljudje se motijo, ko menijo, da je upravljanje časa potrebno le za menedžerje pri delu in ljudi, ki patološko ne storijo ničesar. Pravzaprav se mora vsak naučiti umetnosti upravljanja svojega časa, da bo uspešen ne le pri delu, ampak tudi v življenju. Naloga upravljanja časa ni, da vas zapelje v nekakšen okvir. Nasprotno, načrtovanje vam omogoča, da razširite ta okvir, saj sami ne opazite, koliko časa, če ga pravilno porabite, lahko sprostite. Za obvladovanje znanosti o upravljanju časa bodo za nekoga potrebovali nekaj tednov, za druge pa mesece. Vse je odvisno od več dejavnikov:
- Moč volje … Brez te lastnosti je načeloma težko doseči kakršne koli rezultate. Zato, če se prvič nekaj ni izšlo, ni treba obupati. Ugotoviti morate, zakaj se ni izšlo, in to ponovite.
- Predhodne sposobnosti načrtovanja … Če človek zna načrtovati nekatera svoja dejanja, na primer nakupovanje, rekreacijo, prirejanje dogodkov, potem mora poznati osnovna načela načrtovanja. V tem primeru se bo lažje naučil upravljati s časom kot pa nekdo, ki vse življenje živi improvizirano. Kljub temu za drugo kategorijo ljudi ni nemogoče, lahko traja le malo dlje.
- Podpora … Kako pogosto oseba naredi nekaj za podjetje: začne ali preneha kaditi, hodi v telovadnico, se udeležuje kakršnih koli dogodkov. Zelo pomembno je, da imate podporo bližnjih. Če se torej celotna ekipa ali celotna družina odloči razumeti umetnost upravljanja časa, bo rezultat dosežen veliko hitreje.
Tabu pri načrtovanju svojega časa
Preden se naučite upravljati s svojim časom, morate analizirati, kaj traja 24 ur. Ko v urah in minutah napišete vsaj en dan, lahko vidite, da je večina dragocenih virov zapravljena.
Razmislimo o glavnih tabujih pri upravljanju časa:
- Dolg spanec … Nikamor ne morete iti - spati morate, da boste imeli moč učinkovito preživeti preostali čas. Zdrav spanec traja 8 ur. Toda spanje pred kosilom je nespametno upravljanje časa.
- Telefonski pogovori … Telefon vam prihrani in izgubi čas. Po eni strani je mogoče informacije hitreje sprejemati ali prenašati. Po drugi strani pa prazen govor včasih vzame večino dneva.
- Gledanje televizije in igranje iger … Seveda morate počivati in vsak po svoje razume pomen te besede. Toda ogled naslednje serije ali novega "strelca" ne bo mogel niti napolniti z novo močjo, niti ne bo koristen.
- Slabe navade … Ljudje z nezdravimi navadami, kot je kajenje, si čez dan vzamejo veliko časa, da si vzamejo odmor. Zdi se, da je skodelica kave ali kajenje stvar 2-3 minut, vendar je naš dan sestavljen iz teh minut.
Vsakdo lahko najde še nekaj točk v svoji rutini, kjer preživi svoj čas, in jih poskuša odstraniti iz svojega življenja ali jih vsaj zmanjšati. Čim prej človek to razume, prej se nauči ceniti in pametno preživeti svoj čas.
Nasvet! Ni treba obžalovati preteklega časa. To je popolnoma neuporabna vaja, saj se ne bo vrnila. Bolje je, da se od zdaj naučite, da ne dovolite neuporabnih odpadkov.
Značilnosti poučevanja upravljanja časa
Obstajajo različne tehnike, ki učijo osnove upravljanja s časom. Na internetu je mogoče najti veliko tematskih informacij o tem vprašanju. Bolje pa je, če skrivnosti z vami deli strokovnjak. Povečano povpraševanje po preučevanju tega vprašanja ustvarja ponudbo. In danes pri nas literatura tiska v velikih količinah in potekajo različna izobraževanja o upravljanju časa.
Usposabljanje je ena izmed učnih metod, ki vam omogoča, da z neposrednim praktičnim usposabljanjem pridobite potrebna znanja, veščine in sposobnosti. Njegova velika prednost je v tem, da študent ne le zazna vse navedene informacije, ampak lahko znanje, ki ga je pridobil, takoj uporabi v praksi. Obstaja komunikacija v živo s trenerjem in s skupino podobno mislečih.
Kljub temu, da so osnovna načela upravljanja časa enaka, je izobraževanje mogoče strukturirati na različne načine. Vsak trener sam določi, kako mu bo lažje posredoval svoje izkušnje usposobljenemu občinstvu. Razredi upravljanja časa ponujajo številna pravila ali dejavnosti, ki jih je treba upoštevati, da bi razvili sposobnost upravljanja s časom.
Vendar morate razumeti, da bo potovanje na samo usposabljanje, tudi če ga izvaja visoko usposobljen specialist, brez truda z njegove strani neuporabno. Načrtovanje, razdelitev načrtov na pomembne in ne tako pomembne, nujne in zamude - vse to boste morali narediti sami.
Drug bolj dostopen način pridobivanja informacij o upravljanju življenja in časa je specializirana literatura. Na to temo so napisali veliko knjig tako tujih kot domačih avtorjev. Mnogi od njih so vodilni trenerji, zato se lahko seznanite z gradivom, preden se udeležite ustreznega usposabljanja. Prednost knjige pred vadbo je nižja cena, možnost branja ob primernem času in ponovnega branja, zapisovanja.
Priljubljene knjige v letu 2016, ki vam povedo, kako učinkovito upravljati s časom, so:
- "Največja koncentracija". Zapisala Lucy Joe Palladino;
- "Enostaven način, da nehate odlašati." Spisal Neil Fiore;
- "Muza in zver". Zapisala Yana Frank;
- "Esencializem". Spisal Greg McKeon;
- "Kako stvari spraviti v red." Spisal David Allen;
- Časovna vožnja. Avtor Gleb Arkhangelsky;
- »365 dni ustvarjalne osebe. Dnevnik ". Zapisala Yana Frank;
- "Dobro leto. Marketinški tednik ". Objavil Igor Mann;
- "Kako delati 4 ure na teden". Spisal Tim Ferris;
- "Umetnost spremljanja". Avtor: Alan Lacaine
Osnovna pravila za učinkovito upravljanje časa
Če je oseba naredila prvi korak, videla problem nepravilnega načrtovanja svojega časa in ga želi rešiti v bližnji prihodnosti, je treba razumeti nekatere skrivnosti upravljanja časa. Naslednje smernice vas bodo vodile, kako pravilno razporediti svoj čas.
Odprava "primerov-parazitov"
Izziv je analizirati svoj dan in ga čim bolj podrobno razporediti. Zapisati je treba ne le dokončana uporabna dejanja. To bi moralo vključevati tudi sprostitev, komunikacijo in druge dejavnosti. Zdaj morate označiti tiste točke, ki lahko prihranijo čas brez poškodb. To so "primeri parazitov", ki ukradejo dragocene minute. Če želite izključiti vse neuporabne dejavnosti, morate analizirati več dni, vendar rezultat ne bo dolgo čakal. Če teden dni preživite na seznamu opravil, si lahko v prihodnosti prihranite veliko več časa, tako da iz svojega urnika izrežete nepotrebne stvari.
Razpored urnika
Z odstranitvijo "primerov parazitov" iz svojega urnika lahko začnete racionalno načrtovati čas. Uspešni ljudje nenehno načrtujejo svoj čas in tako povečajo produktivnost svojih dejavnosti.
Načrtovanja ne smete delati v glavi, ampak na papirju. Ni važno, ali gre za dnevnik v usnjeni vezavi ali za preprost kos papirja. Zadeve je treba zapisati po pomembnosti. Če se čez dan pojavi nova naloga, jo je treba zapisati tudi v vaš načrt ob upoštevanju prioritete glede na predhodno načrtovano. Dokončane primere je treba črtati s seznama. Daje moč in spodbuja plodne dejavnosti.
Načrtovanje bi moralo biti od manj do manj. Od načrtov za leto gladko preidite k načrtom za vsak dan. Za vsako nalogo je treba določiti posebne roke.
Na izobraževanjih o upravljanju časa trenerji pogosto priporočajo risanje drevesa kot utelešenje glavnega velikega cilja. Veje, ki segajo od nje, so majhne naloge, ki jih je treba rešiti na poti do tega. Vsaka veja se lahko večkrat razveja, dokler naloge ne razdelimo na majhne, jasne in razumljive. Seveda risanje dreves pri načrtovanju za vsak dan ni potrebno, vendar je vizualizacija vašega načrta vredna. Pri upravljanju časa obstaja pravilo 10/90. Oblikovano je tako: 10% časa, ki ga porabite za načrtovanje opravila, bo prihranilo 90% časa, potrebnega za dokončanje opravila.
Krepitev volje
Ni dovolj, da se naučite pravilno načrtovati svoj čas. Upoštevati je treba začrtani načrt. Pogosto pa se zgodi, da ste zjutraj vstali z bolečo glavo in niste želeli izvajati vaj; prišel iz službe utrujen in ni hodil na tečaje; vaš najljubši film je na televiziji in termin ste prestavili. Organiziranje dneva se začne z organizacijo sebe. Če je sprva težko žrtvovati ogled svoje najljubše oddaje, si jo lahko ogledate tako, da televizor postavite v kuhinjo in v tem času skuhate večerjo. Če vam zjutraj v močnem dežju ne bo šlo načrtovanega teka, lahko s seboj vzamete predvajalnik glasbe in vaše razpoloženje se bo dvignilo. Načrtovanih primerov ni treba opustiti, vredno je poiskati kompromis in jih z veseljem izpolniti.
Prednostna razvrstitev
Najtežji del umetnosti upravljanja s svojim časom je pravilno določiti prioritete in poudariti glavni in sekundarni cilj. To vam omogoča, da pravilno razporedite opravila na seznamu.
Ko smo opredelili glavne naloge, je treba analizirati, kakšne posledice bodo nastale, če bodo dokončane ali ne dokončane pravočasno. Če pravilno označite glavno stvar, lahko vidite, da bo kršenje rokov za izvajanje glavne naloge imelo resne posledice.
Najpomembnejše in najtežje stvari je najbolje narediti zjutraj. V teh urah so možgani počivali, zavest je jasna, pozornost je maksimalno koncentrirana. Obstajajo situacije, ko je za dokončanje naloge načrtovano manj časa, kot je dejansko porabljeno iz razlogov, na katere oseba ne vpliva. Zato, če načrtujete pomembne stvari za popoldne, morda ne bodo izvedene pravočasno, zaradi česar bodo nastale resne posledice.
Vse primere lahko pogojno razdelimo v štiri skupine: nujne in pomembne; pomembno, vendar ne nujno; nujno, vendar ne pomembno; ni nujno in ni zelo pomembno. Priporočljivo je, da stvari vnesete v svoj dnevnik v naslednjem vrstnem redu:
- pomembno in nujno;
- nujno, a manj pomembno;
- pomembno, vendar ne nujno;
- drugo.
V skladu z enim od pravil upravljanja časa (pravilo Pareto 20/80) lahko pravilno določanje prioritet prihrani do 80% virov. Oblikovano je tako: 20% dejavnosti, porabljenih za glavne naloge, prinaša 80% učinkovitosti; 80% dejavnosti, porabljene za izvajanje nepomembnih nalog, bo prineslo le 20% rezultata. To spet nakazuje, da je treba znati poudariti pomembno in zavreči nepotrebno.
Določitev delovnih pogojev
Če želite razviti sposobnost upravljanja časa, morate za vsako nalogo določiti jasne roke. V nasprotnem primeru se lahko odloži za nedoločen čas. Ob določenem roku za dokončanje naloge si človek prizadeva biti v času. To dokazuje povečana produktivnost študentov dan pred sejo, ta primer je pogosto naveden med usposabljanji. Včasih je koristno, da sami določite takšne roke, da se čim bolj osredotočite na dokončanje naloge, da uporabite vse svoje potenciale. Ne pretiravajte s poskusi z roki. To lahko povzroči preobremenitev, izgubo moči in druge negativne posledice. Delo, kakršno prihaja, pa bo prihranilo ne le čas, ampak tudi energijo. Če se vse manjše težave, ki se pojavijo na poti do glavnega cilja, rešijo, ko pridejo, potem nimajo časa, da bi se spremenile v snežno kepo nerešljivih težav. Če so vse naloge opravljene, vendar vam moč in čas omogočata, da se spopadete z dodatno nalogo, je ni treba odlagati. Ko bo danes opravil nalogo, načrtovano za jutri, bo oseba prepričana, da bo imela čas za dokončanje vseh načrtovanih dejavnosti za naslednji dan. Ne smete odlagati zaključka zadev, ki so se začele danes in niso zaključene v roku, ki ste ga sami določili. Vsaka naloga se reši hitreje, če ste osredotočeni nanjo. Z odložitvijo zaključka dela na jutri se človek prisili, da se na novo prilagodi in se osredotoči na to, kar pa traja veliko časa.
Delegiranje in avtomatizacija
Ni se treba bati pomoči. Poleg tega, če obstaja možnost, da izvajanje kakršnih koli nalog zaupate drugi osebi, jo je treba uporabiti. Ni vedno mogoče doseči dobrega rezultata le sami. Bolj donosno je porabiti čas, da drugo osebo enkrat naučite določene naloge, kot pa da to nenehno opravljate sami. Še posebej, če ni vključen v kategorijo glavnih. Tako lahko sproščeni čas porabite za pomembnejša opravila.
Avtomatizacija določenih procesov ima enako pomembno vlogo v procesu učinkovitega upravljanja časa: samodejno razvrščanje obvestil po e -pošti, samodejna redna plačila itd. Vse, kar lahko deluje brez vaše udeležbe, prihrani dodaten čas.
Popoln počitek
Načrtovati morate ne le delovni čas, ampak tudi počitek. Poleg tega mnogi strokovnjaki priporočajo, da od tega trenutka začnete izpolnjevati svoj dnevnik. Brez ustreznega počitka človek ne more produktivno delati, zato na to komponento uspeha ne gre pozabiti.
Nekateri si v prizadevanju, da bi bili čim več časa, namerno odrekajo vse užitke in poskušajo vsako minuto porabiti za posel. Posledično se zmanjša produktivnost, ker se utrujena oseba ne more osredotočiti in sprejemati hitrih in modrih odločitev.
Počitek mora biti popoln. Ko preživljate čas z družino ali prijatelji, morate uživati v komunikaciji in ne razmišljati o novih poslovnih shemah ali načrtu za srečanje s partnerjem v glavi. In to ne bo pomagalo vzroku in bo izzvalo nezadovoljstvo bližnjih ljudi. Kako upravljati s časom - poglejte video:
Sposobnost upravljanja s svojim časom omogoča osebi uspeh in srečo. Zato ne bo odveč razumeti te umetnosti ne le za glavo, ampak tudi za gospodino. V različnih virih lahko preštejete različno število metod, tehnik in pravil za učinkovito upravljanje časa, vendar se vse nanašajo na ista načela: kompetentno načrtovanje in določanje prioritet. Ko bodo obvladali osnove te znanosti, bo vsak lahko oblikoval svoja pravila, kako upravljati življenje in čas.
