Glavni vidiki formalne medosebne komunikacije, njeni standardi in področja uporabe. Posebne sorte in pravila, ki omejujejo to vrsto interakcije. Uradna medosebna komunikacija je vrsta interakcije med ljudmi, ki je sprejeta v družbi in se uporablja za tujce ali znance, katerih pogovor se ne poglablja na čustveno raven in je zgolj informativne narave. Omejena s pravili obnašanja in bontona, ki so splošno sprejeta in zavezujoča.
Opis formalne medosebne komunikacije
Komunikacija je najpomembnejša vrsta interakcije med posamezniki, brez katere si zelo težko predstavljamo obstoj in osebnostno rast. Je bistven v vseh pogledih človeškega življenja. Glede na to, kje oseba komunicira, lahko ločimo dve glavni vrsti: formalno in neformalno. Glavna razlika med prvim je prisotnost številnih različnih stališč, ki omejujejo človeka pri sodbah in označujejo poseben okvir, ki ga ni mogoče prestopiti.
Drugo ime za formalno komunikacijo je vloga. To pomeni, da se upošteva posebna vloga v družbi, ki ureja odnos in etiko vedenja med dvema osebama. Vsak posameznik ima poseben odtis družbe, v kateri je odraščal, pogojev, v katerih se trenutno nahaja, in pooblastil, ki so mu dodeljena. V odnosu do sogovornika opravlja nekakšno vlogo in zaseda položaj, ki zahteva ustrezen odnos do sebe. Zato lahko rečemo, da se formalna vrsta komunikacije izvaja v okviru predpisanih vlog za vsakogar.
Na primer, oseba dela na visokem položaju in komunicira s svojim podrejenim kot šef, kar zahteva, da izpolnjuje svoje delovne dolžnosti. Tukaj morate z njim ravnati spoštljivo in brez dvoma prisluhniti njegovemu mnenju. Recimo, da zraven te osebe živi podrejeni in se z njim pogosto srečuje blizu ograje, razpravlja o sadikah, vremenu in celo o prostem času. Druga možnost bo omejena na neformalno medosebno komunikacijo, iz katere so odstranjene vloge šefa in zaposlenega. Brez teh mask sta v pogovoru popolnoma enaka.
Zato je mogoče trditi, da formalna medosebna komunikacija ureja poslovne odnose, na katere vplivajo številni birokratski dejavniki. Je zelo omejen in spoštuje vrsto pravil in predpisov ter sprejetih standardov, ki jih je treba upoštevati.
Razlike od neformalne komunikacije
Komunikacija je precej večplasten proces in se v vsakem primeru razlikuje od podobnega, zato je treba izpostaviti nekatere nianse. Predstavljajo glavne razlike med dvema vrstama interakcij, ki se najpogosteje uporabljajo v družbi. Upoštevajte značilnosti formalne komunikacije:
- Target … Vsak uradni pogovor, kakršen koli že je, ima poseben namen, na katerega se komunikacija zmanjša. To pomeni, da želijo od osebe prejeti nekaj koristnih informacij ali pa mu morajo posredovati nekaj pomembnega. V obeh primerih je pogovor omejen na te cilje in se ne sme premakniti na druge vidike. Če uradni pogovor nima posebnega namena, za katerega se vodi, ga ne moremo več tako imenovati. Uradna komunikacija je orodje, s katerim izpolnjujejo svoje delovne potrebe ali rešujejo vsakodnevna vprašanja. Če končni rezultat takega pogovora ni potreben, se niti ne pojavi. Zato je namen najpomembnejši atribut formalne medosebne komunikacije.
- Vsebina … Ogromno vlogo igra tudi tisto, o čemer ljudje govorijo med uradnim pogovorom. To bi moral biti nedvoumen pogovor, ki pojasni nekatere delovne točke enega ali dveh sogovornikov. Odvisno od konkretnega cilja bi morala biti njegova vsebina povezana z delom ali tistimi odnosi, v katerih so ljudje. Razprava bi morala zajemati posebne vidike dela. Vprašanja so lakonska, odgovori pa kratki in smiselni. Ni prostora za svetel humor ali druge opazno svetlejše okoliščine. Izjemno suh informativni pogovor, ki bi moral biti čim bolj uporaben za enega ali vse sogovornike.
- Stanje … Nujno upoštevano pri formalni medosebni komunikaciji. Oseba mora razlikovati in razumeti vlogo sogovornika in glede na to graditi svoj odnos, enačiti svoj status. Urejajo ga splošno sprejeta pravila obnašanja, etika komunikacije in delovni odnosi. To pomeni, da je spoštljivo in vljudno ravnanje obvezno, kar osebi ne omogoča izražanja lastnega mnenja, ampak služi le kot maska za pridobivanje potrebnih informacij ali storitev.
- Čustvenost … Ena najpomembnejših razlik med formalnimi in neformalnimi vrstami medosebne komunikacije je čustvena komponenta v pogovoru. Prvič, to je povsem neznačilno. Izražanje mimike ali s pomočjo besed vašega subjektivnega odnosa do osebe ali drugega dejavnika je v formalni komunikaciji absolutno nesprejemljivo.
Sorte formalne komunikacije in njihove značilnosti
Uradna komunikacija je dokaj enolična in redko je v takšni ali drugačni obliki izpostaviti posebne razlike. Najpogosteje razvrščeni po obsegu. Odvisno od tega, s kom oseba komunicira in kaj želi doseči z določenim pogovorom, lahko ločimo tri oblike formalne komunikacije.
Igranje vlog
To je pravzaprav komunikacija, katere pravila narekujejo pogoji. V tem trenutku oseba igra svojo vlogo in v zvezi z njo se gradijo njene interakcije z drugimi.
Na primer, če je ženska kozmetičarka ali svetovalka in komunicira s stranko na delovnem mestu, bo uporabljala strokovni jezik, ostala vljudna, vljudna, se nasmehnila in opravljala svoje delo. Tudi če ji sogovornik ni preveč všeč, je prisiljena nasmehniti se in videti prijazno, saj jo k temu zavezuje njena igralska vloga.
Komunikacija na podlagi vlog je zasnovana tako, da ostane v obrambi čustvenih odzivov, kjer so zelo nezaželeni. Poleg tega lahko z ustrezno izdelavo predloge za interakcijo z ljudmi (na primer s strankami) dosežete dobre strokovne rezultate.
Prisrčen in prijeten odnos bo vplival na obisk salona / trgovine / trga in izboljšal trženjsko uspešnost. Tako lahko rečemo, da je formalna komunikacija, ki temelji na vlogah, edinstveno orodje, ki se v spretnih rokah spremeni v močno sredstvo za dosego lastnih ciljev.
Poslovni
Ta vrsta formalne komunikacije je sestavljena iz stroge razprave o dejstvih, ki se nanašajo na skupni vzrok. Uporabljajo se samo suhi podatki, ki jih je treba sporočiti sogovorniku. Namen poslovnega komuniciranja je vedno isti - materialna ali poklicna korist, ki se doseže z interakcijo z drugimi ljudmi, ki delajo na istem področju. Pogosto je poslovno komuniciranje predstavljeno v obliki pogajanj, kjer se vsa vprašanja, ki zanimajo stranke, razdelijo lakonsko in od točke do točke. Pravzaprav se z njihovo pomočjo izvede podrobno informativno poznanstvo. Podatki se prenašajo z ene osebe na drugo, hkrati pa so čim bolj stisnjeni do meja pomembnosti in vrednosti vsakega predloga. Na primer, oseba dela za veliko podjetje in mora podrejene poučiti o novem projektu. Se pravi, v poslovnem jeziku bo razložil vse, kar je v takih primerih zagotovljeno. Predstavitev misli je čim bolj lakonska, primerjave in komične digresije niso značilne.
Delujoč
Uporablja se za zadovoljevanje njihovih potreb v rutinskem življenju in minimalno interakcijo z ljudmi. To pomeni, da ima v vsakem posameznem primeru svojo funkcijo. Takoj ko se izpolni, se komunikacija s to osebo ustavi.
Hkrati pa ni posebnih statusov, ki bi določali enakost sogovornikov. Izključena je tudi možnost vnaprej načrtovanih prihodnjih sestankov.
Najbolj presenetljiv primer je lahko drugi pogovor v dvigalu "Katero nadstropje si?" ali na avtobusu "Prosim za vozovnico." Hkrati pa sploh ni pomembno, kdo je ta oseba, višji ali nižji status. Vedno bo ostal le mimoidoči.
Funkcionalno formalno komunikacijo urejajo le splošna pravila bontona in vedenja s tujci. Med sogovorniki ohranjajo razdaljo in tudi v takem drugem pogovoru prinašajo svoj delež vljudnosti in vljudnosti.
Osnovna pravila formalne komunikacije
Kot je navedeno zgoraj, so pravila temelj formalne komunikacije. Privzeto se domneva, da jih vsi udeleženci pogovora poznajo in se jih enako držijo.
Če želite funkcije narediti bolj natančne, obstaja več osnovnih pravil za formalno komunikacijo:
- Razdalja … Med sogovorniki morata biti tako fizična kot psihološka distanca. To pomeni, da ne morete priti v dušo, vprašati o osebnih stvareh ali iti na bližje ravni komunikacije. Pogovor naj teče v eno smer in ne presega vodilne teme. Upoštevati je treba, da sogovorniku med takšnim formalnim pogovorom morda ni prijetno odpreti se, kar bo povzročilo neželeno reakcijo ali povzročilo negativne vtise. In to bo vsaj pokvarilo podobo.
- Pragmatično … Pri uradnem pogovoru se morate vedno spomniti njegovega namena. Ne morete odstopati od teme ali se izogibati neposrednim odgovorom. Takšen pogovor je zelo poučen in podpira, zato mora biti čim bolj jedrnat in pragmatičen. Ne smete namerno podaljšati pogovora ali pokazati odsotnosti.
- Osredotočite se … Za formalno medosebno komunikacijo je pogovor enosmeren. To pomeni, da se pogovor premika v določeni smeri in se ne dotika drugih tem. Narava komunikacije se prenaša iz njegovega cilja in takoj, ko je to doseženo, potreba po nadaljevanju pogovora izgine sama od sebe.
- Čustvena blokada … Formalna medosebna komunikacija ne vpliva na raven občutkov. To pomeni, da se ljudje niti ne približajo oceni svojih vtisov, analizi vedenja sogovornika. Poleg tega v pogovoru ni čustvenosti, če ne upoštevate profesionalnega nesramnega humorja ali stroškov sekund.
Kako preiti iz formalne v neformalno komunikacijo
Najprej morate ugotoviti in sami ugotoviti, zakaj morate to narediti. V nekaterih primerih je formalna komunikacija namenjena zaščiti človeških čustev ljudi v tistih poklicih, ki so prisiljeni veliko komunicirati z drugimi. To je nekakšna maska za ohranjanje vašega notranjega sveta pred tujci, ki bi ga lahko celo nehote vdrli. Toda v nekaterih primerih je takšen prehod preprosto potreben. Pri tem je pomembno upoštevati več vidikov:
- Vzajemnost … Nemogoče je preiti na neformalno komunikacijo samo z ene strani. To je nujno vzajemni proces, ki ga spremlja medsebojno soglasje ter namensko vedenje in dejanja. To pomeni, da mora sogovornika zanimati tudi takšen prehod ali pa ga vsaj ne moti.
- Postopnost … Seveda je po dolgotrajni komunikaciji na formalni ravni nemogoče v enem lepem trenutku pristopiti k osebi, jo udariti po rami in govoriti kot najboljši prijatelj. To traja nekaj časa ali pa na takšen rezultat morda ne bi smeli računati. Začeti morate s postopnimi majhnimi vprašanji, vljudnimi frazami, ki so napol dobre manire in napol resnično zanimanje za življenje druge osebe.
- Humor … Nenavadno, a prvi na poti do neformalne komunikacije bo pomagal pozitivni odnos in priložnost, da se skupaj smejimo. Začeti morate z majhnimi delovnimi trenutki, ki se mnogim zdijo smešni ali smešni. Če oseba vzpostavi stik s pomočjo humorja, je nedvomno možnost vzpostaviti neformalno komunikacijo.
- Prednost … Marsikomu morda ne bo všeč prehod v neformalnost zaradi tveganja izgube poslovne vrednosti pogovorov. Se pravi, če ste z osebo dolgo komunicirali izključno iz potrebe, potem morate začeti tako. Najprej morate ugotoviti vse delovne trenutke in cilje formalne komunikacije, nato pa se lotiti "zbliževanja".
Kaj je formalna komunikacija - poglejte video:
Tako formalna kot neformalna komunikacija imata svoja področja uporabe. Uspešno služijo kot orodje za interakcijo med ljudmi različnih kategorij in dobro opravljajo svoje delo. Uradna komunikacija je zasnovana za reševanje vsakdanjih in delovnih trenutkov z ljudmi, ki jih ne želite spustiti v svoje življenje, vendar morate z njimi vseeno komunicirati. Predstavlja bonton v akciji in priča o stopnji izobrazbe vsakega posameznika.